POLITICA CODIGO DE ETICA Y CONDUCTA

OBJETIVO

Establecer un marco integral de principios y directrices que promueva conductas éticas, fomente el respeto, la

transparencia y la igualdad en las relaciones con grupos de interés, garantice el uso adecuado de los recursos

corporativos, prevenga prácticas indebidas como soborno, corrupción y lavado de activos, y regule el manejo de dinero

en efectivo, regalos y beneficios. Esta política busca proteger la reputación y sostenibilidad de ONBOARD LOGISTICS

COLOMBIA S.A.S., asegurando el cumplimiento de normas legales, contractuales y éticas, y promoviendo una cultura de

integridad en todos los niveles de la organización.

ALCANCE Y MARCO DE APLICACIÓN

Esta política es aplicable para los empleados de Onboard Logistics Colombia S.A.S. y, en lo que resulte pertinente, las

responsabilidades aquí contenidas también serán aplicables a los contratistas que presten sus servicios a la Compañía.

RESPONSABLES DE CUMPLIMIENTO

Todo el personal

N°

DEFINICIONES

Ética empresarial:

Conjunto de principios que regulan la conducta de los colaboradores y directivos en sus actividades laborales, orientándolas hacia la integridad, transparencia y respeto por las normas.

Ética empresarial:

Conjunto de principios que regulan la conducta de los colaboradores y directivos en sus actividades laborales, orientándolas hacia la integridad, transparencia y respeto por las normas.

Confidencialidad:

Obligación de proteger y no divulgar información sensible o reservada de la empresa, clientes, proveedores o terceros, a menos que exista autorización previa.

Confidencialidad:

Obligación de proteger y no divulgar información sensible o reservada de la empresa, clientes, proveedores o terceros, a menos que exista autorización previa.

Lavado de activos (LA):

Proceso mediante el cual se busca dar apariencia de legalidad a recursos obtenidos de actividades ilícitas, a través de operaciones comerciales, financieras o administrativas.

Lavado de activos (LA):

Proceso mediante el cual se busca dar apariencia de legalidad a recursos obtenidos de actividades ilícitas, a través de operaciones comerciales, financieras o administrativas.

Soborno:

Acto de ofrecer, dar, recibir o solicitar algo de valor como incentivo para influir en las acciones de una persona en una posición de autoridad.

Soborno:

Acto de ofrecer, dar, recibir o solicitar algo de valor como incentivo para influir en las acciones de una persona en una posición de autoridad.

Regalo corporativo:

Obsequios o beneficios entregados o recibidos en el ámbito empresarial para fortalecer relaciones comerciales, siempre que cumplan con las normas internas de la empresa y no impliquen influencias indebidas.

Regalo corporativo:

Transacción en efectivo:

Operación que involucra el intercambio de dinero en billetes o monedas, nacional o extranjera, generalmente restringida para evitar riesgos asociados a actividades ilícitas.

Transacción en efectivo:

Operación que involucra el intercambio de dinero en billetes o monedas, nacional o extranjera, generalmente restringida para evitar riesgos asociados a actividades ilícitas.

Cadenas de suministro seguras:

Conjunto de procesos y controles diseñados para prevenir que las operaciones logísticas sean utilizadas para actividades ilícitas, como contrabando, tráfico de drogas o financiamiento al terrorismo.

Cadenas de suministro seguras:

Proliferación de armas de destrucción masiva (ADM):

Transferencia o desarrollo no autorizado de armas químicas, biológicas o nucleares, contraviniendo normativas internacionales.

Proliferación de armas de destrucción masiva (ADM):

Transferencia o desarrollo no autorizado de armas químicas, biológicas o nucleares, contraviniendo normativas internacionales.

Conflicto de interés:

Situación en la que los intereses personales o familiares de un colaborador podrían influir en sus decisiones laborales, afectando la imparcialidad y los intereses de la empresa.

Conflicto de interés:

Situación en la que los intereses personales o familiares de un colaborador podrían influir en sus decisiones laborales, afectando la imparcialidad y los intereses de la empresa.

10.

Cultura de integridad:

Conjunto de valores, prácticas y comportamientos promovidos en una organización para garantizar un ambiente ético y responsable, alineado con la misión y visión corporativa.

10.

Cultura de integridad:

Conjunto de valores, prácticas y comportamientos promovidos en una organización para garantizar un ambiente ético y responsable, alineado con la misión y visión corporativa.

11.

Oficial de Cumplimiento:

Persona designada en la organización para liderar, implementar y supervisar el sistema de prevención de delitos como lavado de activos, financiación del terrorismo y corrupción, asegurando el cumplimiento normativo.

11.

Oficial de Cumplimiento:

12.

Código de Conducta:

Documento que establece las normas, principios y comportamientos esperados de los colaboradores en sus relaciones laborales, comerciales y sociales dentro de la organización.

12.

Código de Conducta:

Documento que establece las normas, principios y comportamientos esperados de los colaboradores en sus relaciones laborales, comerciales y sociales dentro de la organización.

13.

UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero)::

Entidad del gobierno colombiano encargada de prevenir y detectar actividades relacionadas con el lavado de activos y la financiación del terrorismo, mediante el análisis de información financiera y económica.

13.

UIAF (Unidad de Información y Análisis Financiero)::

CODIGO DE ETICA Y CONDUCTA

Conducta deseables

Atender a todos los clientes, proveedores y demás grupos de interés conforme a principios de igualdad y oportunidad. Esto estener por ellos el máximo respeto, cordialidad y tolerancia. Tratar sin discriminación (de raza, género, religión, preferencia sexualo nacionalidad) a los clientes, proveedores, compañeros y al público en general.

Honrar los compromisos, reuniones y entrega de resultados propios del cargo o posición que se desempeña.

Explicar al cliente, de manera clara y precisa, beneficios y condiciones para el manejo de sus cargas, sin omitir intencionalmente alguna de sus características.

Ser prudente en el lenguaje y en la manera de comportarse.Ser prudente en el lenguaje y en la manera de comportarse.

Hablar bien de los servicios que ofrece la compañía, promoverlos y resaltar su importancia para la buena imagen de la empresa en el sector.

Ser respetuoso con la competencia, sus productos y sus trabajadores, evitando atentar contra su buen nombre.Ser respetuoso con la competencia, sus productos y sus trabajadores, evitando atentar contra su buen nombre.

Enaltecer la imagen de la empresa con un manejo impecable de las finanzas, endeudamiento y relaciones comerciales.

Responder por el buen uso de las claves de acceso a los sistemas de información y mantenerlas de manera confidencial.

Instalar únicamente programas de computador con licencias válidas y respetuosas de la propiedad intelectual y derecho de uso.

Utilizar oficinas, dependencias, sistemas de información, acceso a la red y demás elementos de trabajo únicamente para propósitos aprobados por la empresa.

Comunicar el grado de parentesco formal que tenga o establezca con otros trabajadores de la compañía, candidatos, clientes o proveedores.

Guardar la debida reserva y confidencialidad sobre documentos e información a los que se tenga acceso por ocasión del trabajo.

Reportar operaciones sospechosas que puedan atentar contra la integridad y la imagen de la compañía.

Colaborar de manera constante y oportuna con los requerimientos de autoridades.

Promover el cumplimiento de sanas prácticas comerciales mediante procedimientos y controles que protejan la reputación de la compañía, mitigando el riesgo de ser utilizada para dar apariencia de legalidad a recursos de actividades ilícitas relacionadas con lavado de activos, financiamiento del terrorismo, proliferación de armas de destrucción masiva, sobornos y/o actos corruptos.

Conducta Indeseables

COMO MIEMBRO DE ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA SAS RECONOZCO QUE LAS SIGUIENTES CONDUCTAS SON INACEPTABLES:

Dar o aceptar dineros, dádivas, favores sustanciales o cualquier tipo de beneficio para hacer, dejar de hacer o influir sobre otras personas en la ejecución u omisión de tareas o decisiones.

Efectuar o definir contratos en nombre de la compañía o tomar decisiones que favorezcan a familiares o amigos.

Celebrar operaciones con personas o empresas sobre las cuales existan indicios de participación en actividades delictivas como Lavado de Activos y/o Financiación del Terrorismo (LA/FT).

Agredir, maltratar o cometer cualquier forma de vejámenes, trato desconsiderado u ofensivo y, en general, ultrajes a la dignidad humana.

Tomar como propias o comercializar creaciones, invenciones, software, manuales, descubrimientos y mejoras en procedimientos elaborados y patrocinados por la empresa durante el tiempo de prestación de servicios.

Dar declaraciones a medios de comunicación sobre eventos internos o externos que puedan poner en riesgo la reputación de la empresa, salvo autorización expresa o funciones asignadas a personal de relaciones públicas.

Divulgar información confidencial relacionada con: - Estados financieros que no hayan sido presentados públicamente. - Datos de clientes, intermediarios o proveedores. - Procesos de negocio, de apoyo o información sobre infraestructura tecnológica. - Datos que comprometan la seguridad y los activos por acciones fraudulentas. - En general, cualquier información que pueda poner en desventaja a la empresa frente a la competencia.

Aprovechar inapropiadamente y para beneficio personal la información a la que se tenga acceso en desarrollo de la relación laboral con la empresa.

Distribuir o consumir sustancias prohibidas o drogas controladas e ilegales.

Asistir al lugar de trabajo en estado de embriaguez o bajo efectos de drogas controladas.

Presentar conductas indebidas en reuniones sociales internas o gremiales, que comprometan la imagen de la compañía.

Irrespetar a los demás con juegos o bromas de mal gusto.

Utilizar los activos o el buen nombre de la compañía para fines personales.

Promover o facilitar a clientes, proveedores y demás grupos de interés prácticas que tengan como objeto la evasión o elusión fiscal.

Promover o realizar campañas políticas o religiosas dentro de las instalaciones o en representación de la compañía.

Promover o realizar rifas, colectas, ventas o préstamos con clientes, proveedores, colaboradores o compañeros de trabajo.

Portar armas o explosivos de cualquier tipo en las instalaciones de la compañía.

Normas éticas y de conducta especificas

3.1 Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento al Terrorismo, Financiamiento a la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

En ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. estamos comprometidos con la prevención de la materialización de riegos, por lo que nos comprometemos a garantizar la integridad en nuestros procesos y a controlar todas las operaciones aduaneras en las que participemos. En tal sentido, establecemos diversos compromisos relacionados con la mejora continua del desempeño de Gestión en Control y Seguridad, los cuales se señalan a continuación:

Prevenir que, en nuestras instalaciones, operaciones de la cadena de suministro y procesos comerciales se vean involucrados en actividades ilícitas.

Mantener la integridad de cada uno de los procesos, operaciones y servicios en lo referente a la prevención de actos ilícitos.

Minimizar los riesgos en todos los procesos vinculados a la cadena de suministro.

Cumplir con los requisitos legales aplicables y otros compromisos que la organización suscriba.

Mantener actualizado y en funcionamiento continuo el sistema de cumplimiento de la organización, para la prevención de delitos de lavado de activos, financiamiento del terrorismo, soborno, corrupción en el ámbito público y/o privado, tráfico de influencias y otros delitos conexos o similares.

Capacitar, sensibilizar y concientizar a nuestros colaboradores y partes interesadas en temas relacionados con la seguridad en la cadena de suministro y el comercio exterior.

3.2 Regalos, atenciones o beneficios

Los regalos, atenciones y hospitalidades son cortesías diseñadas para cultivar las buenas relaciones de negocios. Su otorgamiento o recepción deberá tener como fin único promover, mantener y fortalecer las relaciones comerciales y deberán seguir las normas internas de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S.:

Deberán ser otorgados de buena fe y tener un fin válido y legítimo que no atente contra la integridad de la compañía, sus directores y/o trabajadores.

Deberán ser circunstanciales y razonables, tomando en consideración las normas aplicables en el país.

No deberán influenciar, ni dar la impresión de influenciar, que los mismos han sido otorgados con la finalidad de obtener o retener contratos, ni para conseguir ventajas indebidas.

Que no generen la impresión, ni la obligación implícita, de quien los realiza tiene derecho a un trato preferente.

No se llevarán a cabo en forma de soborno, pago o comisión indebida.

No deberán ser, en ninguna circunstancia, pagos en efectivo o equivalentes a efectivo. Si se llegase a recibir, debe informarse a la Gerencia con el fin de ser donados a beneficio de los trabajadores en general.

La compañía acepta que un colaborador entregue o reciba regalos o atenciones que no superen un monto de 100 usd. En todo caso, su entrega o recibo, deberá guardar relación para los fines aquí establecidos.

Los socios, accionistas, trabajadores, así como de quienes le prestan servicios, o lo hacen en nombre de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S, no deberán recibir ni otorgar ningún tipo de pago, regalo, atención u hospitalidad a un trabajador público, esto con el fin de evitar cualquier riesgo de relacionamiento indebido que pueda perjudicar la reputación de la compañía.

Los trabajadores de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. deben abstenerse de aceptar regalos valiosos, condiciones ventajosas, salarios, viajes, comisiones o cualquier otra forma de compensación por parte de clientes, proveedores, instituciones financieras, contratistas, empresas o personas con quienes se realizan operaciones.

Sin embargo, se entiende que esporádicamente y en eventos conmemorativos o sociales, los trabajadores de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. puedan recibir regalos por un valor moderado o elementos que normalmente se distribuyen con fines publicitarios.

Si por razones de cortesía en la relación de negocios se decide recibir un regalo valioso, deberá informarse a la Gerencia General, donde se decidirá su uso final.

3.3 Manejo de dinero en efectivo.

ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., tiene como política no realizar transacciones en efectivo; en consecuencia, está prohibido entregar o recibir pagos en efectivo de clientes, contratistas o proveedores. Para lo cual se establece que:

Los pagos que deba realizar ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., estarán a cargo únicamente del área Administrativa y Financiera, y se harán únicamente a través de transacciones bancarias.

ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., sólo recibirá los pagos de sus clientes en las cuentas bancarias autorizadas para tal fin.

Solo serán aprobados manejos de dinero en efectivo aquellos procedentes de Caja Menor, cuyo fin está establecido para cuantías menores y urgentes o actividades de promoción de Bienestar Social de la compañía desde el área de Recursos Humanos.

El Oficial de Cumplimiento deberá presentar a la UIAF el informe mensual sobre Transacciones en Efectivo, de conformidad con instrucciones de la DIAN, de acuerdo con los montos e indicaciones señaladas en las Circulares Externas vigentes y según el Procedimiento de reportes a entidades de control.

Se entenderá por transacciones en efectivo, todas aquellas transacciones que, en desarrollo del giro ordinario de los negocios de los clientes, proveedores o contratistas, involucren entrega o recibo de dinero en billetes y/o en monedas nacional o extranjera.

3.4 Gastos de viaje, entretenimiento, alimentación, y hospedaje

ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., Busca que los viajes de negocio se realicen de manera segura y eficiente, definiendo directrices claras y considerando que los costos relacionados con éstos sean acordes al mercado, estén justificados y dentro del objetivo del viaje.

Los procesos de reembolso de los gastos de viaje de la compañía se realizan cubriendo costos razonables y aquellos que realmente hayan sido incurridos por parte de los trabajadores en el ejercicio de sus responsabilidades, remitiendo los soportes correspondientes.

Las aprobaciones de los viajes y los costos relacionados con ello deben hacerse asegurando que el viaje está debidamente justificado y debe ser autorizado por la Gerencia quien asegurará que no haya costos o sobrecostos no autorizados.

3.5 Remuneraciones, bonificaciones y pago de comisiones a colaboradores y contratistas

ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., Promovemos un trato justo a nuestros colaboradores, esto incluye una remuneración justa y acorde al grado de responsabilidad, desempeño y rol en la compañía. La remuneración por comisiones o bonificaciones permite retribuir al colaborador según el rendimiento de este o según los objetivos que se logren.

Toda remuneración por bonificaciones o comisiones está definida en los respectivos contratos de trabajo entre el colaborador y la compañía; en dichos contratos se definen las condiciones respectivas con relación a este tipo de pagos.

Está prohibido hacer pagos o remunerar a contratistas o colaboradores que no se encuentren establecidos en el contrato o acuerdo laboral.

3.6 Relación con la Competencia

ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., actuamos con respeto, lealtad y buena fe, hacia nuestros competidores, por eso evitamos actos que atenten indebidamente contra la libre y sana competencia. Por esto que:

Ningún trabajador de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. puede hablar mal de la competencia; ni hacer comparaciones deshonestas que generen descrédito y confusión o engaño del cliente; utilizar métodos indebidos para conseguir información de la competencia, ni utilizarla de manera malintencionada.

ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. no participará en ningún acuerdo que pretenda limitar el libre juego de las fuerzas del mercado en que opera y no utilizará medios impropios para mejorar su posición competitiva en dichos mercados.

Los directivos y trabajadores de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. que tengan contacto con representantes de la competencia, mantendrán una actitud profesional, apegada a los principios y valores de la empresa que representan, y cuidarán su imagen personal y la de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S.

Protegemos los derechos de los consumidores, garantizando que tengan acceso a información clara y veraz sobre los productos y servicios, permitiéndoles tomar decisiones informadas.

Establecer mecanismos para que los consumidores puedan presentar reclamaciones y resolver disputas de manera justa y rápida.

Cumplimos leyes que protejan a los consumidores contra publicidad engañosa, prácticas comerciales desleales y otros tipos de fraude.

Los directivos y trabajadores de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. deben evitar en lo posible hacer comentarios o declaraciones sobre la competencia, y cuando resulte necesario, éstos deben ser justos, objetivos y completos.

En ningún caso ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., ni sus directivos, ni su personal, intentarán obtener secretos comerciales o cualquier otra información confidencial de un competidor por medios impropios.

Todo trabajador debe actuar con lealtad, sentido de pertenencia con la empresa y trabajar con calidad cumpliendo los compromisos adquiridos, para que esto marque la diferencia con la competencia.

Todo trabajador está en la obligación de informar sobre aquellas actividades desleales de la competencia, sobre las cuales tenga conocimiento.

3.7 Conflicto de intereses

Los directivos y trabajadores de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., deberán evitar cualquier conflicto entre intereses propios y los de la Compañía, con sus clientes, proveedores o cualquier otra persona que tenga o pueda llegar a tener vínculos con la misma. Para lo cual:

Los directivos y trabajadores de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. deben abstenerse de tener trabajando bajo su dependencia a parientes o familiares, salvo en los casos autorizados por escrito por la Gerencia.

Cuando un directivo o trabajador deba realizar un trabajo de vigilancia, supervisión, auditoría o control sobre un área a cargo de un familiar, éste debe informar a su superior de esta situación, para ser sustituido de dicha responsabilidad.

Cuando un directivo o trabajador no sienta tener la capacidad de cumplir sus responsabilidades con objetividad, por recibir presiones por parte de terceras personas que están utilizando su posición, autoridad o influencia en la organización, debe reportarlo de inmediato con su superior o con la Gerencia.

Los directivos y trabajadores deben abstenerse de satisfacer requerimientos de superiores, subalternos, compañeros de trabajo, familiares o amigos, si con ello se perjudica a ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., o su propia integridad ética y profesional.

Todos los trabajadores tienen el deber de servir a los intereses legítimos de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S.. No deberán aprovecharse de oportunidades, ni hacer uso de propiedad o información corporativas, ni aprovecharse de su cargo en beneficio propio, ni competir con la compañía de manera directa o indirecta.

Los directivos y trabajadores tienen la obligación de comunicar a ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. la existencia de cualquier posible conflicto de interés, ya sea propio o ajeno, desde el momento en que tomen conocimiento de la situación.

Los directivos y trabajadores deben abstenerse de favorecer a un cliente en perjuicio de otro.

Los regalos y atenciones recibidas (en dinero o en especie) no deben obstaculizar la libertad e independencia para elegir lo que se estime mejor para la compañía o para terceros. Todo debe hacerse dentro del marco legal de actuación y conforme al numeral 6.3 del presente documento.

3.8 Contribuciones y participación en política

Está establecido que ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. no realiza contribuciones políticas de ningún tipo, ni participa de manera directa o indirecta con actos proselitistas, ni realiza donaciones, contribuciones, aportes a ningún partido político, movimiento, campaña, actividad o candidato político a nivel nacional, regional o local. Por su parte:

ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. estimula a sus trabajadores a involucrarse en los procesos cívicos y en el desarrollo de la democracia colombiana.

La participación de los trabajadores en política debe ser en su tiempo libre y dichos esfuerzos no pueden involucrar ni el nombre de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., ni la posición que ocupe el trabajador en ésta.

Los trabajadores pueden también contribuir con su dinero o sus activos a la causa del candidato o candidatos de su elección, pero no podrán contribuir con recursos, servicios o activos de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S.

No es permitido iniciar o participar en campañas políticas dentro de las instalaciones de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., ni divulgar material político al personal de la compañía, por cualquier medio.

3.9 Donaciones y patrocinios

En ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., no se realizan donaciones o patrocinios. Sin embargo, si llegare a hacerse:

Deben ser previa y expresamente aprobadas por la Gerencia, quien acreditará su legitimidad y propósito para evitar el riesgo de fraude o corrupción.

Solo podrán realizarse con cargo a fondos incluidos en el presupuesto de la compañía.

Deberán tener una finalidad legítima; no ser anónimas; formalizarse por escrito; y en caso sean en dinero, realizarse a través de cualquier medio de pago que permita identificar al receptor de los fondos, y dejar constancia y trazabilidad del aporte.

No ofrecerse o realizarse cuando exista la sospecha que éstas podrían encubrir alguna conducta ilícita o sospechosa.

Deben ser entregadas únicamente a los beneficiarios directos o sus intermediarios acreditados.

No realizarse si puede interpretarse que la compañía o sus trabajadores busca favorecerse en una licitación, concurso público u obtener cualquier otro beneficio o ventaja.

Deben ser dirigidas a entidades perceptoras de donaciones del sector público o instituciones privadas sin fines de lucro, observando cumplir con los requisitos para que sean consideradas deducibles para efectos tributarios.

Deben ser de valor razonable.

Las que estén dirigidas a los trabajadores deberán coordinarse con la Gerencia Administrativa y/o gerencia que corresponda, quien deberá aprobar y dejar la debida constancia.

Se debe contar con el certificado de donación correspondiente o documento que acredite el recibo por el beneficiario.

Con relación a los Patrocinios: Actualmente no se patrocina a ningún grupo. Sin embargo, en caso de realizarse, se debe:

Estar dirigidos a actividades u organizaciones alineadas con los valores y propósito de la compañía.

No aplicable a eventos o entidades que promuevan, toleren o expresen cualquier tipo de discriminación, maltrato, violencia, faltas a los derechos humanos, ética, moral o buenas costumbres, ni para actividades proselitistas.

Se debe dejar constancia de la transacción y se pone en conocimiento el presente Código de Ética y Conducta.

3.10 Manejo de la imagen de la compañía

Todas las personas que mantengan un vínculo laboral, comercial o de cualquier otra índole con ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S.; deberán cuidar, proteger y manejar prudentemente la imagen de la compañía, a fin de preservar su buen nombre y evitar daños reputacionales, económicos y legales.

Así mismo, quien, vista prendas identificativas de la compañía, deberá manejarse dentro de los principios, valores y normas moralmente éticas y dando cumplimiento a normativas tanto internas como las nacionales colombianas, esto, orientado siempre al manejo responsable de la imagen de la compañía.

3.11 Manejo de la imagen de la compañía

Toda la información existente y generada por ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. es de carácter confidencial. Por lo anterior, ningún trabajador está autorizado para revelarla a terceros, sin previa autorización de sus superiores.

Es obligación de todos los trabajadores que, por razón de su cargo, tengan acceso a información de naturaleza confidencial, o información de cuya divulgación puedan derivarse perjuicios para la Empresa, abstenerse de suministrarla a terceros o utilizarla en beneficio personal.

Está prohibido distorsionar los registros y/o la información contable, o bien falsear las operaciones, ya sea para simular el cumplimiento de metas u objetivos, o para obtener algún beneficio personal.

Toda la información generada en los registros financieros es confidencial y sólo se puede entregar a los usuarios debidamente autorizados.

Los directivos y trabajadores deberán abstenerse de realizar acciones que puedan influir, ejercer coerción, manipular o engañar a cualquier auditor interno o externo o trabajador que se encuentre en el desempeño de sus funciones.

Los directivos y trabajadores deben tomar las medidas necesarias para proteger la información confidencial a la que tengan acceso, tanto física como en sus equipos de cómputo, con el fin de evitar que la misma sea del conocimiento de personas no autorizadas para ello.

3.13 Colaboración con autoridades

La compañía se conducirá ante la autoridad con honorabilidad y respeto a la ley y sus representantes siempre teniendo en cuenta en el ejercicio de su actividad, los valores, los principios éticos.

Toda comunicación externa que se reciba de entidades gubernamentales o de control (DIAN, Superintendencias, Alcaldías, UGPP, DANE, UIAF, Secretarías, entre otras) debe ser atendida dentro del término establecido en el requerimiento. Para ello se siguen los lineamientos de respuesta según la Matriz de Comunicación.

Los directivos y trabajadores de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. deberán apegarse escrupulosamente, en el desarrollo de sus actividades, a las leyes y reglamentos aplicables.

Los directivos y trabajadores de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. deben colaborar en todo momento con las autoridades competentes para el pleno ejercicio de sus facultades y actuar conforme a derecho en defensa de los legítimos intereses de la compañía.

Los directivos y trabajadores que tienen relación con autoridades deben ofrecerles un trato amable y respetuoso, reconociendo su calidad como tales, y procurando una atmósfera de apertura y confianza que facilite la discusión de los asuntos y el establecimiento de acuerdos.

Se deben atender plenamente los requerimientos y observaciones de las autoridades, buscando colaborar con eficacia y cortesía en el cumplimiento de su misión, dentro de las facultades que les otorgan las leyes o regulaciones.

Todos los tratos, trámites y relaciones que, en representación de la empresa, se tengan con dependencias o trabajadores gubernamentales deberán llevarse a cabo en concordancia con las leyes aplicables, así como con las conductas de negocio ordinarias llevadas a cabo por compañías dentro de la misma industria en el país y en la región.

Administración del Código de Ética y Conducta

4.1 Canales de Atención

ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. ha dispuesto de una LÍNEA ÉTICA, por medio de la cual se recibirán las consultas, quejas y denuncias sobre posibles operaciones sospechosas, inusuales o señales de alerta que se puedan presentar en la operaciones o transacciones hechas en la Compañía relacionadas con actos Corruptos, Sobornos, Lavado de Activos, Financiación de terrorismo, proliferación de armas de destrucción masiva y en general todas las situaciones que puedan poner en riesgo a la compañía.

Las denuncias se mantienen seguras, confidenciales y anónimas. No existirán represalias contra quienes denuncien de buena fe actos o potenciales actos de violación al presente Código de Ética y Conducta.

Nuestros canales de atención son:

• Correo electrónico: lineaeticacolombia@onboardlogistics.net

• Línea telefónica: +57 601 4673364, +57 320 3154413

• Correspondencia Física: AC 26 # 69-63 Oficina 313 Centro Empresarial Torre 26 Bogotá Colombia

Todo trabajador, clientes, proveedores, distribuidores y demás grupos de interés; tienen la obligación de denunciar cualquier comportamiento propio o de otras personas que vaya en contra de lo establecido en el presente Código.

Cuando se presente una situación que amerite ser denunciada, se deben seguir los siguientes pasos:

Se procura la protección al denunciante y en general de las denuncias hechas.

Es un canal de comunicación en esencia anónimo. Toda comunicación, así se reciba de alguna fuente conocida, será tratada como anónima y se respetará la confidencialidad de la fuente.

Debe ser utilizada con responsabilidad. Los hechos reportados deben ser reales y en lo posible, verificables.

No existirán represalias contra el denunciante, en caso de conocerse la fuente de la denuncia.

Todas las denuncias o consultas de los trabajadores se tratarán bajo estricta confidencialidad en el trámite que se les dé. La Gerencia garantizará la absoluta reserva acerca de la identidad de la(s) persona(s) denunciantes, por lo que se sugiere no hacer denuncias anónimas.

Se garantizará que no se tomen represalias de ningún tipo hacia las personas denunciantes de incumplimientos de este Código o conflictos éticos.

4.2 Régimen sancionatorio

Las violaciones a este Código, al reglamento interno de trabajo y/o las que vayan en contra de las leyes nacionales, serán objeto de sanciones.

Cualquier conducta permisiva, negligente y cualquier omisión en la que incurra un empleado, de quienes le prestan servicios, o lo hacen en nombre de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. acarreará las sanciones que a continuación se señalan y se aplicarán atendiendo las circunstancias de cada caso en concreto de acuerdo con la gravedad de la falta, el daño o posible daño causado, la reincidencia, entre otras:

Amonestación verbal.

Se procura la protección al denunciante y en general de las denuncias hechas.

Amonestación verbal.

Amonestación escrita, con cargo a la Hoja de Vida, para el caso de trabajadores.

Es un canal de comunicación en esencia anónimo. Toda comunicación, así se reciba de alguna fuente conocida, será tratada como anónima y se respetará la confidencialidad de la fuente.

Amonestación escrita, con cargo a la Hoja de Vida, para el caso de trabajadores.

Suspensión en el ejercicio de sus funciones de uno (1) a tres (3) meses.

Debe ser utilizada con responsabilidad. Los hechos reportados deben ser reales y en lo posible, verificables.

Suspensión en el ejercicio de sus funciones de uno (1) a tres (3) meses.

Finalización de relaciones contractuales ya sea con trabajadores, clientes, proveedores, distribuidores y demás grupos de interés.

No existirán represalias contra el denunciante, en caso de conocerse la fuente de la denuncia.

Finalización de relaciones contractuales ya sea con trabajadores, clientes, proveedores, distribuidores y demás grupos de interés.

Establecimiento de denuncias a las autoridades.

Generando en consecuencia, responsabilidades de tipo:

Responsabilidad laboral.

Se procura la protección al denunciante y en general de las denuncias hechas.

Responsabilidad laboral.

Responsabilidad civil.

Es un canal de comunicación en esencia anónimo. Toda comunicación, así se reciba de alguna fuente conocida, será tratada como anónima y se respetará la confidencialidad de la fuente.

Responsabilidad civil.

Responsabilidad penal.

Debe ser utilizada con responsabilidad. Los hechos reportados deben ser reales y en lo posible, verificables.

Responsabilidad penal.

En casos de faltas o delitos graves las sanciones podrán ir desde el despido, cancelación de contratos, hasta la denuncia penal ante las autoridades competentes. La severidad de las referidas sanciones estará en función de la gravedad de las faltas cometidas, según se indica en el Reglamento Interno de Trabajo. Sin embargo, no habrá una estandarización de sanciones, dependerá del análisis de cada caso.

A partir de la emisión de este documento y con fines ejemplificantes, se consagran como faltas graves que pueden dar lugar a la terminación del contrato de trabajo y/o contratos con terceros, las siguientes:

a) Desatender en forma negligente las políticas, normas y prácticas para la buena administración de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. con serio perjuicio de estas.

b) Incumplir disposiciones legales que generen sanciones por parte de las autoridades, entre ellas narcotráfico, lavado de activos, terrorismo, financiación del terrorismo, proliferación de armas de destrucción masiva y contrabando. De igual forma daño patrimonial, o contingencias futuras para ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S.

c) Omitir o no informar con oportunidad sobre violaciones al Código, a la Política de Seguridad y sobre actuaciones que puedan poner en riesgo el buen nombre y la operación de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S.

d) Evidenciar intoxicación por droga o alcohol y/o tener conductas inmorales en las instalaciones de la empresa.

e) Discriminar, intimidar u hostigar a otra persona por causa de raza, color, sexo, edad, origen, creencias, preferencia sexual o capacidad física.

f) Incumplir normas de seguridad y protección que pongan en riesgo la vida del personal o los bienes de la empresa.

g) Denunciar infundadamente y de mala fe a una persona inocente.

h) Consumir, distribuir, transportar, vender y poseer cualquier tipo de sustancias prohibidas.

i) Influir, ejercer coerción, manipular o engañar a cualquier trabajador que desempeñe una investigación o revisión dentro de la empresa.

j) Realizar operaciones en beneficio personal, familiar o de terceros, en perjuicio de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S.

k) Distorsionar los registros contables.

l) Falsificar o alterar comprobantes, documentos, firmas y sellos.

m) La violación grave por parte del trabajador o contratista de las obligaciones contractuales y/o las contempladas en el Reglamento Interno de Trabajo

POLÍTICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

OBJETIVO

El presente documento plantea las pautas y procedimientos a llevar a cabo para una adecuada protección de datos personales y datos sensibles de las personas en los distintos procesos y en general, en desarrollo del modelo de negocio de la organización.

ALCANCE Y MARCO DE APLICACIÓN

Esta política es aplicable para los empleados de Onboard Logistics Colombia S.A.S. y, en lo que resulte pertinente, las responsabilidades aquí contenidas también serán aplicables a los contratistas que presten sus servicios a la Compañía.

RESPONSABLES DE CUMPLIMIENTO

Todo el personal

REGULACIÓN

Decreto 1072 del 2015 y demás reglamentación legal vigente.

N°

DEFINICIONES

Autorización:

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Autorización:

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Autorización:

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Autorización:

Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de Privacidad:

Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Aviso de Privacidad:

Base de Datos:

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Base de Datos:

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Base de Datos:

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Base de Datos:

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal:

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato personal:

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato personal:

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato personal:

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Privado o Sensible:

Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Esto implica que un dato privado es cualquier información relacionada con la vida privada de una persona, tales como las ideas y creencias religiosas, orientación sexual y la afectación a la salud.

Dato Privado o Sensible:

Dato semiprivado:

Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar al titular y a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general. Entre los datos semiprivados se encuentran los datos financieros y crediticios que administran los bancos y las centrales de riesgo.

Dato semiprivado:

Dato público:

Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Por su naturaleza, estos datos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato público:

Encargado del tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Encargado del tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Encargado del tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Encargado del tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Reclamo:

Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.

Reclamo:

10.

Responsable del tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

10.

Responsable del tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

10.

Responsable del tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

10.

Responsable del tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

11.

Titular:

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

11.

Titular:

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

11.

Titular:

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

11.

Titular:

Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

12.

Tratamiento:

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión; así como también su transferencia y/o transmisión a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

12.

Tratamiento:

12.

Tratamiento:

12.

Tratamiento:

13.

Transferencia:

La transferencia de datos personales tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información de los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

13.

Transferencia:

13.

Transferencia:

13.

Transferencia:

PRINCIPIOS

De conformidad con el artículo 4° de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el tratamiento de los datos personales en ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA SAS., son:

Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen, adicionen o modifiquen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. - El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. - Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS

En las bases de datos de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA SAS., se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, y datos de contacto (correo electrónico, y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA SAS., puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos). En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

DERECHOS DE LOS TITULARES

De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., o a los Encargados.
- Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada a ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
Ser informado por ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., o el Encargado, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., o el Encargado, ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Ejercicio de Derechos

De conformidad con el Decreto 1074 de 2015, el ejercicio de los derechos antes mencionados podrá ser ejercido por:

El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable.
Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

OBLIGACIONES DE ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA SAS.,

ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA SAS., deberá:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado.

8. Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

9. Exigir al Encargado, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.

12. Informar al Encargado cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

13. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.

14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

FINALIDADES

5.1 Contratación, relaciones comerciales y vinculación de terceros

Vinculación por contrato laboral: Para el ingreso de funcionarios nuevos, con contrato laboral, es necesario que cada funcionario que empiece a realizar algún tipo de labor, manifieste conocer, aceptar y aplicar las políticas de protección de datos personales.

a) Contactar a los Titulares para el envío de información referida a la relación contractual y obligacional con los trabajadores.

b) Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.

c) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en su calidad de responsable del Tratamiento con el Titular de la información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley y el contrato.

d) Desarrollo de programas de prevención y promoción de la salud y seguridad en el trabajo con base en la información médica y de salud ocupacional desde el momento del ingreso, así como durante la ejecución y culminación de las actividades asignadas.

e) Desarrollo de programas de formación, capacitación y entrenamiento según el cargo del trabajador.

f) Ejecutar a cabalidad los contratos que se hayan celebrado con los trabajadores.

g) Gestionar, mantener, desarrollar y controlar la relación contractual existente entre las partes, atender sus solicitudes de información, así como la gestión de sus reclamaciones, tramitación de sus solicitudes de terminación del contrato y de revocación de la Autorización para el Tratamiento de datos personales.

h) Gestionar información asociada a la eventual comisión de hechos o circunstancias que impliquen el desarrollo de procedimientos de control ético o disciplinario, de conformidad con las disposiciones del reglamento interno aplicable y demás disposiciones normativas.

i) Generar copias y archivos de seguridad de la información en los equipos proporcionados por ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S.

j) Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los Titulares.

k) Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el Titular y sus beneficiarios.

l) Atender las exigencias legales y requerimientos de información de las autoridades administrativas, de la seguridad social y judicial que regulen, supervisen o vigilen las actividades y operaciones de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., previo cumplimiento del debido proceso.

m) Cumplir el Reglamento Interno de Trabajo, así como las políticas internas de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S.

n) Verificar la información contenida en la hoja de vida suministrada a ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S.

o) Prevenir el fraude o el uso inadecuado de los servicios de la compañía.

p) Registrar la información del grupo familiar de los empleados de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. para el cumplimiento de los deberes que la Ley señala, así como para hacerlos partícipes de las actividades de bienestar o beneficios que provea la compañía.

q) Realizar un control de acceso a las instalaciones de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S.

r) Recolectar información depositada en centrales de riesgo.

s) Utilizar los datos suministrados en caso de integración o cambio de control de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S.

5.2

Vinculación Comercial: En el evento que durante el desarrollo de las relaciones comerciales se requiera manejo de bases de datos de proveedores, aliados o terceros con los que se desarrollen este tipo de relación, se debe establecer en los respectivos procesos por parte de las distintas áreas encargadas las cláusulas, anexos, contratos o procedimientos para asegurar la protección de la información y los datos personales en dichas relaciones; ya sea cláusula de protección de datos personales, de confidencialidad, contratos de Transferencia y demás.

a) Recolección para verificar el cumplimiento de las políticas de la entidad en materia de selección y contratación de proveedores, así como verificar y confirmar la identidad del proveedor.

b) Contactar a los proveedores para el envío de información referida a la relación contractual y obligacional a que haya lugar.

c) Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.

d) Contactar a los proveedores por medios electrónicos – SMS, correo electrónico y/o telefónicos con el fin de dar cumplimiento al objeto del contrato que tienen los proveedores con ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S.

e) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas como responsable del Tratamiento con el titular de la información, con relación a la relación de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. con cada proveedor.

f) Estructurar y poner en conocimiento ofertas comerciales de carácter general o personalizado, así como contactar a los proveedores para tales efectos, incluso una vez concluida la relación con ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S.

g) Gestionar, mantener, desarrollar y controlar la relación contractual existente entre las partes, atender sus solicitudes de información, así como la gestión de sus reclamaciones, tramitación de sus solicitudes de terminación del contrato y de revocación de la autorización para el tratamiento de datos personales.

h) Promocionar eventos realizados por ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. o por terceros relacionados con la industria.

i) Recolectar información para fines de investigación comercial y de mercadeo y para las empresas afiliadas a ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S.

j) Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, mercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo y para la ejecución de estas.

k) Verificar el cumplimiento de los acuerdos y compromisos asumidos en virtud de la relación o vínculo existente.

Las finalidades de recolección y tratamiento de los datos personales de los CLIENTES de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA SAS, serán las siguientes:

a) Contactar a los titulares para el envío de información referida a la relación contractual y obligacional a que haya lugar.

b) Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.

c) Mantener al Cliente informado y actualizado acerca de los productos o promociones por cualquier medio, incluidos entre otros: medios electrónicos (SMS, correo electrónico) o medios físicos tradicionales, con el fin de efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S.

d) Efectuar la debida toma de pedidos y evaluación de calidad de los productos y servicios de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S.

e) Gestionar, mantener, desarrollar y controlar la relación contractual existente entre las partes, atender sus solicitudes de información, así como la gestión de sus reclamaciones, tramitación de sus solicitudes de terminación del contrato y de revocación de la autorización para el tratamiento de datos personales.

f) Verificar referencias y obtener información comercial, bancaria y financiera del cliente.

g) Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los titulares.

h) Realizar la debida actualización de datos.

i) Recolectar información para fines de investigación comercial y de mercadeo.

DATOS DE MENORES DE EDAD

Los servicios de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA SAS, sólo están disponibles para aquellas personas que tengan capacidad legal para contratar, por lo tanto la compañía únicamente recoge datos de personas mayores de 18 años, aquellos que no cumplan con esta condición deben abstenerse de suministrar información personal para ser incluida en las bases de datos; de la misma forma, los empleados de la compañía no deben registrar información relativa a menores de edad en los sistemas de tratamiento. No obstante, si fuera necesario recolectar datos de menores de edad, se debe recoger la autorización del representante legal del menor, cumpliendo el principio de finalidad establecido en la Ley 1581 de 2012.

PERSONA O ÁREA RESPONSABLE

Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley

1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:

• EMPRESA: ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA SAS.,

• Dependencia: AC 26 # 69-63 Oficina 313, Bogotá D.C

• Colombia Correo electrónico: lineaeticacolombia@onboardlogistics.net

• Teléfono: 601 4673364

• Cel: 302 8345229

8. DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

De conformidad con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, son deberes de los responsables del Tratamiento los siguientes:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la regulación de protección de datos personales y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
Actualizar la información reportada por los responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Registrar en la base de datos las leyendas “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARÁGRAFO. En el evento en que concurran las calidades de responsable del Tratamiento y Encargado del

Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

Los Titulares de los datos personales pueden en cualquier momento solicitar a ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., la supresión de sus datos personales y/o revocar la Autorización otorgada para el Tratamiento de estos.

El Titular tiene dos opciones para revocar su consentimiento:

Solicitar la revocatoria sobre la totalidad de las finalidades consentidas, es decir ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., a partir de la solicitud y hacia el futuro, no podrá volver a tratar los datos personales del Titular, a menos que el titular en un futuro autorice nuevamente el tratamiento de los datos.
Solicitar la revocatoria parcial del consentimiento, es decir el responsable podrá seguir tratando los datos para la(s) finalidad(es) que no fue revocada por el titular.

Teniendo en cuenta lo anterior, es necesario que el titular al momento de solicitar la revocatoria indique de manera clara y expresa si la revocación que requiere es total o parcial.

Nota: La solicitud de supresión de la información no es procedente cuando el Titular tenga un deber legal o contractual.

Así mismo, se podrán suprimir, de la base de datos, los datos personales de los Titulares cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que se haya incurrido en conductas contrarias.

PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA DE CONSULTAS

Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de la ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento.

Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimientos de presentación y respuesta a de consultas quejas y reclamos Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

Identificación del Titular
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
Dirección del titular
Documentación que se quiera presentar como prueba

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La Política de Tratamiento de Datos Personales de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., estarán vigentes a partir de su aprobación. ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.

Las bases de datos administradas por ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., o una obligación contenida en un contrato entre ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S. y Titular.

POLÍTICA INTEGRAL

OBJETIVO

Establecer un marco de referencia que guía a ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA SAS en la implementación de soluciones logísticas internacionales basadas en principios de seguridad, sostenibilidad y excelencia operativa, garantizando el cumplimiento de los requisitos legales, normativos, organizacionales y contractuales aplicables, promoviendo la mejora continua, la prevención de actividades ilícitas y el desarrollo de relaciones confiables con las partes interesadas.

ALCANCE Y MARCO DE APLICACIÓN

Aplica a todas las operaciones, procesos y actividades de ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA SAS relacionadas con la cadena de suministro internacional, involucrando a colaboradores, asociados de negocio, visitantes y demás partes interesadas.

RESPONSABLES DE CUMPLIMIENTO

Todos los colaboradores, asociados de negocio, visitantes y demás partes interesadas.

REGULACIÓN

Circular 170, SARLAFT, Norma BASC V6 y Estándares BASC 6.0.2, Decreto 1072 de 2015, Ley 1562 de 2012

N°

DEFINICIONES

Seguridad:

Implementación de medidas y controles para prevenir riesgos y actividades ilícitas como contrabando, lavado de activos y tráfico ilícito en la cadena de suministro.

Seguridad:

Implementación de medidas y controles para prevenir riesgos y actividades ilícitas como contrabando, lavado de activos y tráfico ilícito en la cadena de suministro.

Seguridad:

Implementación de medidas y controles para prevenir riesgos y actividades ilícitas como contrabando, lavado de activos y tráfico ilícito en la cadena de suministro.

Seguridad:

Implementación de medidas y controles para prevenir riesgos y actividades ilícitas como contrabando, lavado de activos y tráfico ilícito en la cadena de suministro.

Sostenibilidad:

Aplicación de prácticas responsables que minimicen los impactos ambientales y sociales, garantizando el equilibrio entre el desarrollo económico y la conservación del medio ambiente.

Sostenibilidad:

Aplicación de prácticas responsables que minimicen los impactos ambientales y sociales, garantizando el equilibrio entre el desarrollo económico y la conservación del medio ambiente.

Sostenibilidad:

Aplicación de prácticas responsables que minimicen los impactos ambientales y sociales, garantizando el equilibrio entre el desarrollo económico y la conservación del medio ambiente.

Sostenibilidad:

Aplicación de prácticas responsables que minimicen los impactos ambientales y sociales, garantizando el equilibrio entre el desarrollo económico y la conservación del medio ambiente.

Mejora Continua:

Proceso sistemático orientado a identificar y aplicar mejoras en sistemas, procesos y resultados para aumentar la eficiencia y eficacia organizacional.

Mejora Continua:

Proceso sistemático orientado a identificar y aplicar mejoras en sistemas, procesos y resultados para aumentar la eficiencia y eficacia organizacional.

Mejora Continua:

Proceso sistemático orientado a identificar y aplicar mejoras en sistemas, procesos y resultados para aumentar la eficiencia y eficacia organizacional.

Mejora Continua:

Proceso sistemático orientado a identificar y aplicar mejoras en sistemas, procesos y resultados para aumentar la eficiencia y eficacia organizacional.

Ciberseguridad:

Conjunto de estrategias y tecnologías destinadas a proteger la información sensible, asegurando su confidencialidad, integridad y disponibilidad frente a amenazas digitales.

Ciberseguridad:

Conjunto de estrategias y tecnologías destinadas a proteger la información sensible, asegurando su confidencialidad, integridad y disponibilidad frente a amenazas digitales.

Ciberseguridad:

Conjunto de estrategias y tecnologías destinadas a proteger la información sensible, asegurando su confidencialidad, integridad y disponibilidad frente a amenazas digitales.

Ciberseguridad:

Conjunto de estrategias y tecnologías destinadas a proteger la información sensible, asegurando su confidencialidad, integridad y disponibilidad frente a amenazas digitales.

Excelencia Operativa:

Ejecución eficiente de los procesos empresariales, cumpliendo altos estándares de calidad y superando las expectativas de clientes y partes interesadas.

Excelencia Operativa:

Ejecución eficiente de los procesos empresariales, cumpliendo altos estándares de calidad y superando las expectativas de clientes y partes interesadas.

Excelencia Operativa:

Ejecución eficiente de los procesos empresariales, cumpliendo altos estándares de calidad y superando las expectativas de clientes y partes interesadas.

Excelencia Operativa:

Ejecución eficiente de los procesos empresariales, cumpliendo altos estándares de calidad y superando las expectativas de clientes y partes interesadas.

Cumplimiento Normativo:

Garantía de que las operaciones y actividades de la empresa se desarrollan conforme a leyes, reglamentos y estándares aplicables al sector logístico.

Cumplimiento Normativo:

Garantía de que las operaciones y actividades de la empresa se desarrollan conforme a leyes, reglamentos y estándares aplicables al sector logístico.

Cumplimiento Normativo:

Garantía de que las operaciones y actividades de la empresa se desarrollan conforme a leyes, reglamentos y estándares aplicables al sector logístico.

Cumplimiento Normativo:

Garantía de que las operaciones y actividades de la empresa se desarrollan conforme a leyes, reglamentos y estándares aplicables al sector logístico.

POLÍTICA:

En ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA S.A.S., lideramos soluciones logísticas en agenciamiento de carga internacional de importaciones, exportaciones y asesorías, bajo principios de seguridad, sostenibilidad y excelencia operativa.

Alineados con las necesidades y expectativas de nuestros Asociados de Negocio, colaboradores y demás partes interesadas, desde la Alta Dirección asignamos recursos financieros, humanos, tecnológicos e infraestructura adecuada para optimizar nuestros procesos y gestionar de manera efectiva los riesgos en nuestra cadena de suministro, cumpliendo con los requisitos normativos, legales, reglamentarios, organizacionales y contractuales aplicables.

Para ello, enfocamos nuestros esfuerzos en:

Priorizar el bienestar laboral, la salud, seguridad y el desarrollo de nuestros colaboradores, promoviendo una cultura de autocuidado, prevención y participación.
Establecer relaciones confiables con Colaboradores y Asociados de Negocio, basadas en la transparencia, seguridad y cumplimiento de estándares internacionales y nacionales.
Prevenir la materialización de actividades ilícitas en la cadena de suministro y los delitos relacionados con el comercio internacional, como:
- lavado de activos
- contrabando
- tráfico de estupefacientes
- tráfico para el procesamiento de narcóticos
- terrorismo
- financiación del terrorismo
- trabajos forzados
- tráfico de armas
- proliferación de armas de destrucción masiva
- contaminación de carga
- corrupción
- tráfico de vida silvestre
- soborno en todas sus formas
  Esto mediante un enfoque basado en la gestión de riesgos, que permita supervisar de manera efectiva nuestras operaciones y procesos para anticipar, mitigar y controlar estas amenazas.
Gestionar los recursos de manera responsable, reduciendo impactos ambientales y promoviendo prácticas sostenibles en toda nuestra operación.
Proteger la información mediante herramientas avanzadas de ciberseguridad, garantizando su confidencialidad, integridad y disponibilidad.

Estamos comprometidos con la mejora continua de nuestros sistemas de gestión, la innovación tecnológica y el desarrollo sostenible, garantizando la satisfacción de nuestros clientes y contribuyendo al cumplimiento de nuestros objetivos estratégicos, con un enfoque constante en la excelencia operativa y la sostenibilidad empresarial.

Política de Calidad

Onboard Logistics brinda soluciones en logística internacional, estableciendo un firme compromiso de mejora continua de su sistema de gestión de calidad, junto al cumplimiento de los requisitos aplicables y la adopción de normas reconocidas a nivel internacional.

Los siguientes son los principios y objetivos de nuestra estrategia.

1. Aumentar la satisfacción de clientes ofreciendo un alto nivel de compromiso, asesoramiento y

atención, Impulsando un crecimiento continuo en las relaciones comerciales.

2. Innovación permanente como cultura, a efectos de lograr y mantener procesos eficientes.

3. Desarrollar equipos comprometidos, animándonos a alcanzar su máximo potencial, a través de

un ambiente de comunicación abierta, creatividad y reconocimiento.

4. Generar relaciones mutuamente beneficiosas y a largo plazo con las partes interesadas que

influyen en nuestros resultados, basadas en la confianza y en la cooperación recíproca. La Dirección asegura que esta Política de Calidad sea entendida, implementada y mantenida en todos los niveles; comprometiéndose a proveer los recursos necesarios y suficientes para lograr la sustentabilidad de tales compromisos en el tiempo.

Política de Gestión en Control y Seguridad BASC

La Alta Dirección de ONBOARD LOGISTICS PERÚ S.A., ha dispuesto la presente política con el propósito de establecer su compromiso por la prevención de actividades ilícitas.

En ONBOARD LOGISTICS PERÚ S.A., nos dedicamos a prestar servicios de agenciamiento de carga internacional, coordinando la logística en el transporte aéreo, marítimo y terrestre a empresas importadoras o exportadoras que requieren el traslado de sus mercancías desde y hacia cualquier parte del mundo. Conscientes de la responsabilidad en nuestra cadena de suministro, estamos comprometidos en mantener un comercio seguro, realizando los esfuerzos necesarios para que, en nuestras operaciones, procesos, embarques, se prevenga todo tipo de actividades ilícitas, tales como tráfico ilícito de drogas, contrabando, narcotráfico, actos de terrorismo, lavado de activos, actos de soborno, corrupción pública y/o privada, entre otras. La finalidad es garantizar la integridad en nuestros procesos y controlar todas las operaciones de comercio exterior en las que participemos.

En tal sentido, mediante la presente política establecemos diversos compromisos relacionados con la mejora continua del desempeño de Gestión en Control y Seguridad, los cuales se señalan a continuación:

• Prevenir que, en nuestras instalaciones, operaciones de la cadena de suministro y procesos comerciales se vean involucrados en actividades ilícitas.

• Minimizar la ocurrencia de riesgos en las operaciones que realiza la compañía, identificando las amenazas, evaluando y valorando los riesgos, y estableciendo los respectivos controles que ayuden a mantener la integridad de los procesos involucrados en la cadena de suministro.

• Mantener actualizado y en operatividad continua, el sistema de cumplimiento de la organización, para la gestión de riesgos inherentes a la operación y prevención de los delitos de lavado de activos y financiamiento del terrorismo, soborno u otro acto de corrupción en el ámbito público y/o privado, tráfico de influencias y otros delitos conexos o similares.

• Mantener relaciones de mutuo beneficio con los asociados de negocio basadas en la construcción de relaciones perdurables en función de su satisfacción y en el cumplimiento de requisitos, acuerdos y estándares de seguridad.

• Establecer mecanismos apropiados para la selección y vinculación del personal, que permita contar con un equipo humano idóneo y comprometido; el cual se ajuste a las necesidades y objetivos de la compañía.

• Capacitar, sensibilizar y concientizar a nuestros colaboradores y partes interesadas, en temas referidos a la seguridad en la cadena de suministro y para el comercio exterior.

POLITICA CODIGO DE ETICA Y CONDUCTA

OBJETIVO

ALCANCE Y MARCO DE APLICACIÓN

RESPONSABLES DE CUMPLIMIENTO

CODIGO DE ETICA Y CONDUCTA

Conducta deseables

Conducta Indeseables

Normas éticas y de conducta especificas

3.1 Prevención de Lavado de Activos y Financiamiento al Terrorismo, Financiamiento a la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva.

3.2 Regalos, atenciones o beneficios

3.3 Manejo de dinero en efectivo.

3.4 Gastos de viaje, entretenimiento, alimentación, y hospedaje

3.5 Remuneraciones, bonificaciones y pago de comisiones a colaboradores y contratistas

3.6 Relación con la Competencia

3.7 Conflicto de intereses

3.8 Contribuciones y participación en política

3.9 Donaciones y patrocinios

3.10 Manejo de la imagen de la compañía

3.11 Manejo de la imagen de la compañía

3.13 Colaboración con autoridades

Administración del Código de Ética y Conducta

4.1 Canales de Atención

4.2 Régimen sancionatorio

POLÍTICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

OBJETIVO

ALCANCE Y MARCO DE APLICACIÓN

RESPONSABLES DE CUMPLIMIENTO

REGULACIÓN

PRINCIPIOS

CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS

DERECHOS DE LOS TITULARES

OBLIGACIONES DE ONBOARD LOGISTICS COLOMBIA SAS.,

FINALIDADES

5.1 Contratación, relaciones comerciales y vinculación de terceros

5.2

DATOS DE MENORES DE EDAD

PERSONA O ÁREA RESPONSABLE

8. DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA DE CONSULTAS

VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL

OBJETIVO

ALCANCE Y MARCO DE APLICACIÓN

RESPONSABLES DE CUMPLIMIENTO

REGULACIÓN

POLÍTICA:

POLÍTICA INTEGRAL

OBJETIVO

ALCANCE Y MARCO DE APLICACIÓN

RESPONSABLES DE CUMPLIMIENTO

REGULACIÓN

POLÍTICA:

Política de Calidad

Política de Calidad

Política de Calidad

Política de Gestión en Control y Seguridad BASC

Política de Gestión en Control y Seguridad BASC

Política de Gestión en Control y Seguridad BASC